Samrådet for Lokalhistoriske Arkiver
i Aabenraa kommune.
Navn og hjemsted:
§1
Foreningens navn er Samrådet for Lokalarkiverne i Aabenraa Kommune, og dets hjemsted er formandens adresse.
Formål:
§2
At virke som paraplyorganisation for lokalarkiverne i Aabenraa i kommune.
At fungere som de lokalhistoriske arkivers forhandlingspart over for Aabenraa kommune.
At fordele midler, efter ansøgning fra de enkelte lokalarkiver, der af kommunen og/eller evt. andre er stillet til rådighed til lokalhistoriske arkivers aktiviteter.
At koordinere fælles initiativer omkring formidling af lokalhistorien og indsamling af arkivalier. At Samrådet har til enhver tid mulighed for at bringe aktuelle sager på dagsordenen til Kultur- og Fritidsudvalgets faste møder, og mødes med Kultur- og Fritidsudvalget ved det årlige fælles temamøde.
Medlemmer:
§3
1. Alle lokalhistoriske arkiver i Aabenraa kommune kan optages som ordinære medlemmer.
Anden forn for arkiwirksomhed kan optages som ekstraordinære medlemmer.
2. Optagelse af nye medlemmer sker på generalforsamlingen. Forinden har bestyrelsen kontrolleret og godkendt ansøgeren -jfr. optagelsesbestemmelserne i henhold til vedtægterne i LASS og SLA.
Generalforsamling:
§4
1. Samrådets højeste myndighed er generalforsamlingen.
2. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts eller april måned.
3. Bestyrelsen indkalder til generalforsamling med mindst 4 ugers varsel ved skriftlig henvendelse til de respektive lokalarkiver med besked om tid og sted.
5. Den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende punkt r:
a. Valg af dirigent.
b. Samrådets beretning.
c. Indkomne forslag.
d. Kommende virksomhed.
e. Forelæggelse og godkendelse af regnskaber samt fastsætte)se af kontingent . f Indstilling og registrering af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter for disse.
g. Valg af revisorer og revisorsuppleant.
h. Eventuelt.
Forslag, der ønskes behandlet på generalforsaml ingen, skal skriftligt være bestyrelsens formand i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
§5
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes når bestyrelsens flertal ønsker det, eller 1/3 af arkiverne overfor bestyrelsen fremsætter skriftligt ønske herom med oplysning om dagsorden.
Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes inden en måned, efter at det skriftlige ønske herom er modtaget af bestyrelsen, og indkaldes med 2 ugers varsel med motiveret dagsorden.
§6
Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Bestyrelse og revision:
§7
Samrådets opgaver varetages af en bestyrelse, hvor hvert arkiv er repræsenteret ved 1 medlem, der sammen med en suppleant herfor, indstilles af det respektive arkiv på Samrådets generalforsamling. Indstillingen gælder for 2 år ad gangen. Efter ud løb af 2-års perioden kan bestyrelsesmedlemmer og suppleanter indstilles på ny.
Desuden vælges 2 revisorer for to år ad gangen, hvoraf den ene efter lodtrækning er på valg efter et år. Endvidere vælges 1 revisorsuppleant, der er på valg hvert år.
§8
Bestyrelsen konstituerer sig med formand, næstformand og kasserer. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Over bestyrelsesmøderne fores der protokol med fortsat sidenummerering og ved løsbladsystem signeres hver side af formanden. Referater udsendes til alle arkiver inden 14 dage efter mødet.
Der skal afholdes min. 2 bestyrelsesmøder årligt.
Økonomi:
§9
Bestyrelsen udfærdiger ansøgninger til Aabenraa kommune vedr. driften af de foreningsdrevne arkiver, og fordeler de af kommunen bevilgede driftsmidler og fra anden side modtagne midler.
§10
Samrådets medlemmer indbetaler et kontingent til Samrådets drift. Kontingent fastsættes på den årlige generalforsamling.
§ 11
Samrådets regnskabsår følger kalenderåret, og regnskabet fremlægges og godkendes på den årlige generalforsamling.
§12
Samrådet tegnes af formanden og et bestyrelsesmedlem i forening. I formandens fravær tegnes Samrådet af næstformanden og et bestyrelsesmedlem i forening.
Samrådet hæfter kun med Samrådets formue.
Vedtægtsændringer:
§13
Ændringer af vedtægter kan kun ske, når en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling med mindst 2/3 af de afgivne stemmer vedtager de i indkaldelsen angivne ændringer.
Eventuelle vedtægtsændringer skal godkendes af Aabenraa kommunes kultur -og fritidsudvalg.
Opløsning:
§14
Beslutning om Samrådets ophævelse kan ske med et flertal p 5/6 stemmer på 2 af hinanden følgende generalforsamlinger med 2 ugers mellemrum.
Ved samrådets opløsning skal en evt. formue anvendes til lokalhistorisk arbejde i Aabenraa kommune, efter indstilling fra generalforsamlingen og efterfølgende godkendelse af Aabenraa Kommune.
Vedtaget på den ordinære generalforsamling den 3. september 2020